Um Excel por atleta e uma equipa sem vida própria
A Lucho Pilatti Team treina trail running à distância, com corredores espalhados por todo o mundo. Durante anos cada atleta teve a sua própria folha de Excel: um ficheiro por pessoa, um plano por ficheiro e cada sessão escrita à mão.
Com dez ou vinte corredores o sistema funciona. Com cinquenta, cada semana significa abrir cinquenta ficheiros, escrever cinquenta planos e responder cinquenta vezes à mesma pergunta. Preparar cada treino levava muito tempo, e escalá-lo para outro corredor, outra semana ou outro objetivo levava quase o mesmo, porque o Excel não sabe que duas sessões se parecem: é preciso voltar a escrevê-las.
A equipa estava, nas suas próprias palavras, todos os dias a toda a hora a fazer planos. Não havia um momento em que o trabalho terminasse, porque ficava sempre um ficheiro por atualizar. Por volta dos 50 atletas o sistema tornou-se insustentável, e não por falta de corredores que quisessem treinar com eles, mas por falta de horas para os acompanhar.
"Chegámos a trabalhar 24/7. Estávamos saturados e sem vida própria."
Uma ferramenta que permite escalar
Com o TrainerPlan a equipa começou a recuperar as horas que o Excel consumia. A diferença não está em escrever a sessão mais depressa, mas em não ter de a escrever cinquenta vezes.
- Planear uma vez, escalar para muitos — a sessão constrói-se uma vez e adapta-se a cada corredor sem a voltar a escrever do zero. O que antes era um ficheiro por atleta é agora um plano que se ajusta.
- O plano viaja sozinho — cada corredor vê a sua semana na app, esteja onde estiver, sem esperar por um e-mail nem por um anexo. Para uma equipa com atletas em vários países e fusos horários, isso elimina uma parte do trabalho que antes ninguém contava.
- Os dados voltam ao mesmo sítio — os treinos concluídos chegam ao calendário do treinador, ao lado do que tinha sido planeado. Rever um corredor deixa de ser abrir o ficheiro dele e perguntar-lhe o que fez.
- Tudo mensurável — com os treinos e os dados numa só plataforma, o progresso de cada corredor quantifica-se em vez de se adivinhar.
"Surpreendeu-me poder ganhar muito mais tempo, por ser uma ferramenta que te permite escalar e evoluir."
Como é uma semana agora
A equipa trabalha no TrainerPlan todos os dias, mas nem todos os dias são iguais. Alguns são dedicados só a rever os dados dos treinos: o que cada corredor fez, como respondeu à carga, quem precisa de um ajuste. Outros ficam reservados para gerar novos planos, em bloco, para os corredores que começam um ciclo ou mudam de objetivo.
Essa separação entre dias de dados e dias de planeamento era impossível com um Excel por atleta, onde cada tarefa obrigava a passar ficheiro a ficheiro. Agora o treinador decide em que modo trabalha cada dia, e o trabalho que antes se espalhava por todas as horas cabe num horário.
O que mudou
A equipa calcula que poupa pelo menos cinco horas por dia. Com o Excel o limite prático foram uns 50 atletas; com o TrainerPlan já chegou a ter mais de 200 ativos ao mesmo tempo, e hoje trabalha com 146. Esse salto não veio de contratar mais treinadores nem de dormir menos: veio de a mesma equipa conseguir acompanhar quatro vezes mais corredores com menos horas do que dedicava antes.
E os resultados, diz o Lucho, são melhores, porque agora tudo é mais mensurável e quantificável. Quando o plano e o que o corredor fez de verdade estão no mesmo sítio, as decisões tomam-se sobre dados, não sobre a memória de uma conversa.
Para uma equipa que tinha chegado a trabalhar 24/7, a mudança mais importante talvez não esteja em nenhum número: é voltar a ter vida própria enquanto o negócio cresce.
"Foi um alívio muito grande de carga de trabalho, e permitiu-nos escalar o negócio."