Un Excel par athlète et une équipe sans vie à elle
Lucho Pilatti Team entraîne au trail running à distance, avec des coureurs répartis dans le monde entier. Pendant des années, chaque athlète avait sa propre feuille Excel : un fichier par personne, un plan par fichier et chaque séance écrite à la main.
Avec dix ou vingt coureurs, le système fonctionne. Avec cinquante, chaque semaine veut dire ouvrir cinquante fichiers, écrire cinquante plans et répondre cinquante fois à la même question. Préparer chaque entraînement prenait beaucoup de temps, et le décliner pour un autre coureur, une autre semaine ou un autre objectif en prenait presque autant, parce qu'Excel ignore que deux séances se ressemblent : il faut les réécrire.
L'équipe passait, selon ses propres mots, tous les jours et à toute heure à faire des plans. Le travail n'était jamais terminé, parce qu'il restait toujours un fichier à mettre à jour. Autour de 50 athlètes, le système est devenu intenable, non pas faute de coureurs qui voulaient s'entraîner avec eux, mais faute d'heures pour les suivre.
« On en est arrivés à travailler 24 h/24, 7 j/7. On était saturés et sans vie à nous. »
Un outil qui permet de passer à l'échelle
Avec TrainerPlan, l'équipe a commencé à récupérer les heures qu'Excel dévorait. La différence n'est pas d'écrire la séance plus vite, mais de ne pas avoir à l'écrire cinquante fois.
- Planifier une fois, décliner pour beaucoup — la séance se construit une fois et s'adapte à chaque coureur sans la réécrire de zéro. Ce qui était un fichier par athlète devient un plan que l'on ajuste.
- Le plan voyage tout seul — chaque coureur voit sa semaine dans l'application, où qu'il soit, sans attendre un e-mail ni une pièce jointe. Pour une équipe avec des athlètes dans plusieurs pays et fuseaux horaires, cela supprime une part du travail que personne ne comptait.
- Les données reviennent au même endroit — les entraînements réalisés arrivent dans le calendrier de l'entraîneur, à côté de ce qui était prévu. Suivre un coureur, ce n'est plus ouvrir son fichier et lui demander ce qu'il a fait.
- Tout est mesurable — avec les entraînements et les données sur une seule plateforme, la progression de chaque coureur se quantifie au lieu de se deviner.
« J'ai été surpris de pouvoir gagner autant de temps, parce que c'est un outil qui permet de grandir et d'évoluer. »
À quoi ressemble une semaine aujourd'hui
L'équipe travaille dans TrainerPlan tous les jours, mais tous les jours ne se ressemblent pas. Certains sont entièrement consacrés à relire les données des entraînements : ce que chaque coureur a fait, comment il a répondu à la charge, qui a besoin d'un ajustement. D'autres sont réservés à la création de nouvelles planifications, par lots, pour les coureurs qui entament un cycle ou changent d'objectif.
Cette séparation entre jours de données et jours de planification était impossible avec un Excel par athlète, où chaque tâche obligeait à passer fichier par fichier. Aujourd'hui, l'entraîneur décide du mode de chaque journée, et le travail qui s'étalait autrefois sur toutes les heures tient dans un emploi du temps.
Ce qui a changé
L'équipe estime gagner au moins cinq heures par jour. Avec Excel, le plafond pratique était d'une cinquantaine d'athlètes ; avec TrainerPlan, elle a compté plus de 200 actifs en même temps, et en suit 146 aujourd'hui. Ce saut n'est pas venu de l'embauche d'entraîneurs supplémentaires ni de nuits plus courtes : il vient de ce que la même équipe peut suivre quatre fois plus de coureurs en moins d'heures qu'avant.
Et les résultats, dit Lucho, sont meilleurs, parce que tout est désormais plus mesurable et quantifiable. Quand le plan et ce que le coureur a réellement fait se trouvent au même endroit, les décisions se prennent sur des données, pas sur le souvenir d'une conversation.
Pour une équipe qui en était arrivée à travailler 24 h/24, le changement le plus important ne tient peut-être dans aucun chiffre : c'est retrouver une vie à soi pendant que l'activité grandit.
« Ça a été un immense soulagement en charge de travail, et ça nous a permis de faire grandir l'activité. »