Un Excel por atleta y un equipo sin vida propia
Lucho Pilatti Team entrena trail running a distancia, con corredores repartidos por todo el mundo. Durante años cada deportista tuvo su propia hoja de Excel: un archivo por persona, un plan por archivo y cada sesión escrita a mano.
Con diez o veinte corredores el sistema funciona. Con cincuenta, cada semana significa abrir cincuenta archivos, escribir cincuenta planes y responder cincuenta veces a la misma pregunta. Preparar cada entreno llevaba mucho tiempo, y escalarlo a otro corredor, otra semana u otro objetivo llevaba casi el mismo, porque el Excel no sabe que dos sesiones se parecen: hay que volver a escribirlas.
El equipo estaba, en sus propias palabras, todos los días a toda hora haciendo planes. No había un momento en el que el trabajo terminara, porque siempre quedaba un archivo por actualizar. Alrededor de los 50 deportistas el sistema se hizo insostenible, y no por falta de corredores que quisieran entrenar con ellos, sino por falta de horas para atenderlos.
"Llegamos a trabajar 24/7. Estábamos saturados y sin vida propia."
Una herramienta que permite escalar
Con TrainerPlan el equipo empezó a recuperar las horas que el Excel se comía. La diferencia no está en escribir la sesión más rápido, sino en no tener que escribirla cincuenta veces.
- Planificar una vez, escalar a muchos — la sesión se construye una vez y se adapta a cada corredor sin volver a escribirla desde cero. Lo que antes era un archivo por atleta ahora es un plan que se ajusta.
- El plan viaja solo — cada corredor ve su semana en la app, esté donde esté, sin esperar un correo ni un archivo adjunto. Para un equipo con deportistas en varios países y husos horarios, eso elimina una parte del trabajo que antes nadie contaba.
- Los datos vuelven al mismo sitio — los entrenos completados llegan al calendario del entrenador, al lado de lo que se había planificado. Revisar a un corredor deja de ser abrir su archivo y preguntarle qué hizo.
- Todo medible — con los entrenos y los datos en una sola plataforma, el progreso de cada corredor se cuantifica en lugar de intuirse.
"Me sorprendió poder ganar mucho más tiempo, por ser una herramienta que te permite escalar y evolucionar."
Cómo es una semana ahora
El equipo trabaja en TrainerPlan a diario, pero no todos los días son iguales. Algunos se dedican solo a revisar los datos de los entrenos: qué hizo cada corredor, cómo respondió a la carga, quién necesita un ajuste. Otros se reservan para generar nuevas planificaciones, en bloque, para los corredores que empiezan un ciclo o cambian de objetivo.
Esa separación entre días de datos y días de planificación era imposible con un Excel por atleta, donde cada tarea obligaba a pasar archivo por archivo. Ahora el entrenador decide en qué modo trabaja cada jornada, y el trabajo que antes se repartía a todas horas cabe en un horario.
Qué cambió
El equipo calcula que ahorra al menos cinco horas al día. Con Excel el límite práctico fueron unos 50 deportistas; con TrainerPlan ha llegado a tener más de 200 activos a la vez, y hoy trabaja con 146. Ese salto no vino de contratar más entrenadores ni de dormir menos: vino de que el mismo equipo puede atender a cuatro veces más corredores con menos horas de las que dedicaba antes.
Y los resultados, dice Lucho, son mejores, porque ahora todo es más medible y cuantificable. Cuando el plan y lo que el corredor hizo de verdad están en el mismo sitio, las decisiones se toman sobre datos, no sobre la memoria de una conversación.
Para un equipo que había llegado a trabajar 24/7, el cambio más importante quizá no esté en ninguna cifra: es volver a tener vida propia mientras el negocio crece.
"Fue un alivio muy grande de carga de trabajo, y nos permitió escalar el negocio."